Trouver la première tâche à automatiser dans votre entreprise

Quand on commence à chercher, on trouve vite du travail à automatiser. Le plus difficile, c’est de choisir par où commencer. Choisissez une tâche trop grosse, trop rare ou trop floue, et le projet s’étire. Choisissez la bonne, et le système est en place en quelques jours.

Nous utilisons ce test lors de notre première séance de travail avec un client. Vous pouvez aussi le faire vous-même, à partir de ce que votre équipe a fait la semaine dernière.

Quatre signes qu’une tâche est prête à être automatisée

Parcourez la semaine de votre équipe et notez chaque tâche qui coche ces quatre cases :

• Elle revient chaque semaine. Le même travail, encore et encore, pas une fois par trimestre.
• Elle suit des règles qu’on pourrait écrire. Si vous pouvez l’expliquer à une nouvelle recrue en une liste d’étapes, un système peut suivre ces étapes.
• L’information est déjà dans des outils numériques. Courriels, formulaires, chiffriers, dossiers clients, logiciel comptable. Si le travail commence sur papier ou dans la tête de quelqu’un, c’est un autre projet.
• Elle coûte de vraies heures. Une tâche de deux minutes faite une fois par mois n’en vaut pas la peine. Une tâche de 10 minutes faite 30 fois par semaine mérite qu’on s’y attarde.

Les tâches retenues sont souvent les plus ennuyantes : copier des informations d’un outil à l’autre, renommer et classer des documents, envoyer le même rappel, préparer le même rapport chaque semaine. C’est bon signe : ennuyant veut dire prévisible, et le travail prévisible, c’est ce qu’un système fait le mieux.

Chiffrer ce que la tâche vous coûte

Avant d’automatiser quoi que ce soit, mesurez. Il vous faut quatre données : la durée de la tâche, combien de fois par semaine chaque personne la fait, combien de personnes la font et combien de semaines elles travaillent par année. Nous comptons 48 semaines, pour tenir compte des vacances et des jours fériés.

La formule tient en une ligne :

Minutes par tâche × fois par semaine × personnes × 48 semaines de travail ÷ 60 = heures par année

Imaginons une équipe de trois personnes qui copient les informations des courriels entrants dans un chiffrier. Chacune le fait 20 fois par semaine, à raison de 15 minutes chaque fois. Le calcul donne 15 × 20 × 3 × 48 ÷ 60 = 720 heures par année, soit 96 jours de travail de 7,5 heures. À 37,5 heures par semaine, une année à temps plein compte 1 800 heures : cette seule tâche occupe donc 0,4 poste à temps plein.

Plutôt que de deviner, demandez aux personnes concernées de chronométrer la tâche pendant une semaine. Pas besoin d’une grande précision : le chiffre sert à comparer les tâches et à juger si l’automatisation vaut ce qu’elle coûte.

Ce qu’il vaut mieux ne pas automatiser

Certaines tâches doivent rester entre les mains des gens, du moins au début :

• Les questions de jugement. Préparer une soumission pour une demande inhabituelle, décider d’accepter un client, traiter une plainte. Tout cela dépend d’un contexte qui se trouve rarement dans un outil.
• Les exceptions rares. Un cas qui arrive deux fois par année se règle à la main. Prévoir chaque cas particulier rend fragile un système qui devait rester simple.
• Le travail relationnel. Les appels avec les clients, les conversations difficiles, le mot qui doit venir de vous. Votre équipe devrait avoir plus de temps pour ce travail, pas moins.

L’automatisation peut quand même aider : rassembler les faits avant une décision, transmettre une exception à la bonne personne. Mais elle ne tranche pas à votre place.

Ce qui fait un bon premier gain

Une bonne première automatisation est petite, visible et facile à vérifier. Petite, pour être en place en quelques jours, pas en quelques mois. Visible, pour que les gens qui faisaient ce travail à la main voient la différence dans leur semaine. Facile à vérifier, pour que n’importe qui puisse comparer le résultat avec ce qu’une personne aurait fait.

Elle fonctionne dans les outils que votre équipe utilise déjà, sans nouveau logiciel à apprendre. Nous la testons sur de vrais cas de vos dernières semaines avant la mise en service. Un court guide en langage clair l’accompagne. Et elle a un bouton d’arrêt : si quelque chose cloche, n’importe qui dans l’équipe peut l’arrêter et reprendre la tâche à la main.

Après quelques semaines sans accroc, vous avez gagné plus que des heures : une équipe qui fait confiance au système et une courte liste des prochaines tâches à automatiser. Cette confiance rend le deuxième projet plus facile que le premier.

Si vous avez déjà une tâche en tête, envoyez-la-nous. En moins de 24 heures, nous vous répondons avec des pistes de solution et nous vous disons franchement si l’automatisation en vaut la peine. Si vous voulez aller plus loin, nous pourrons en parler lors d’un appel.